Enjeux
Les filiales du groupe BRIAND opèrent avec plusieurs centaines de partenaires. Comme la croissance du groupe s’est réalisée via l’acquisition de sociétés externes, BRIAND ne dispose pas d’une gestion unifiée de sa sous-traitance. Ces filiales gèrent leurs tâches administratives en recourant à des fonctionnements traditionnels : contrats papier, envois postaux, signatures manuelles.
De plus, les modèles de contrats différents sont utilisés par les filiales et ceux-ci ne sont pas systématiquement validés par le siège, ce qui crée un risque juridique réel. Le suivi des obligations administratives liées aux sous-traitants est également complexe. Les informations ne sont pas centralisées, le nombre de partenaires est important et le risque d’erreurs est avéré.
Solution mise en œuvre
Le groupe lance un appel d’offres pour intégrer une plateforme de gestion contractuelle pour le suivi des sous-traitants. La solution sélectionnée doit couvrir les besoins administratifs de ses filiales et être ergonomique. Il est en effet nécessaire que des utilisateurs avec des niveaux de maturité digitale différents puissent utiliser simplement la solution choisie.
Un panel d’utilisateurs interne est monté en réunissant des fonctions administratives et juridiques. Batis est rapidement sélectionnée et déployée dans une première filiale pilote. En deux mois, Batis est validée et déployée dans une seconde filiale, le déploiement s’enchaine ensuite sur les autres filiales.
En collaboration avec le service informatique de la société, Batis développe des interfaces dédiées permettant à la plateforme de se connecter au système d’information existant de BRIAND.
Bénéfices
En effectuant la signature électronique des documents liés à la sous-traitance (contrat, avenant, agréments) le gain de temps est réel. Le workflow de signature est encadré et les délais d’envois postaux sont supprimés. Tout se fait depuis Batis. Le suivi est simplifié et unifié.
Avec Batis, le groupe BRIAND dispose désormais d’une contrathèque qui permet au service juridique de la société de disposer d’une base de modèles unique pour l’ensemble de ses filiales. Ces contrats peuvent désormais être mis à jour et suivis de manière centralisée.
Les informations administratives des sous-traitants sont actualisées automatiquement via la connexion de Batis avec le service Attestation Légale. Le gain de temps lié au suivi administratif des partenaires est indéniable. La plateforme propose également un tableau de bord permettant aux collaborateurs de BRIAND de disposer d’une vision unifiée des opérations en cours.
Le plus de Batis
Le groupe bénéficie en parallèle du développement constant de nouvelles fonctionnalités. BRIAND est en relation avec un interlocuteur unique au sein de l’équipe de Batis, qui est à l’écoute des demandes de la société en termes de nouveaux développements.
L’ADN de la plateforme est en effet d’être une solution évolutive qui se nourrit des besoins de ses utilisateurs. À titre d’exemple, Batis a développé une fonctionnalité pour ajouter plus facilement des interlocuteurs en copie des échanges avec les sous-traitants. Une option qui est utilisée dès sa création par le groupe BRIAND.