4 raisons de digitaliser les processus de sous-traitance

Le digital fait partie intégrante de nos vies et le secteur du Bâtiment et de la Construction s’ouvre lui aussi aux outils connectés. La digitalisation offre des leviers permettant de gagner en temps et en efficacité opérationnelle sur les chantiers. Visualisation et simulation, dématérialisation des process, rapidité dans la collecte et l'analyse de données… On vous explique pourquoi la digitalisation est indispensable aussi dans les processus de sous-traitance.

Bonne raison n°1 : Réussir ses appels d’offres

Répondre aux appels d’offres est une tâche chronophage et parfois répétitive. En utilisant une solution de gestion des appels d’offres digitalisée (telle que AOS ou Batireso) , vous êtes assuré de gagner du temps sur chaque étape de la réponse aux marchés. Vous êtes notamment alerté automatiquement lorsque de nouvelles offres sont publiées.

Une entreprise gagne en moyenne 2 heures par affaire grâce à la digitalisation de ses appels d’offres !

À l’ère du tout numérique et de la dématérialisation, les solutions digitales permettent une gestion centralisée des appels d’offres. En pratique, l’outil stocke toutes les informations liées au marché et vous évite de devoir les fournir à chaque fois. Vous êtes en mesure de retrouver tous les documents en quelques clics et de visualiser l’avancement des différentes étapes en un coup d’œil.

Résultat : un processus extrêmement simplifié, qui vous assure une réponse optimale en moins de temps.

Autre atout non négligeable : vous gagnez en efficacité sur vos consultations d’entreprises. Vos collaborateurs ont en effet une visibilité totale sur les appels d’offres et peuvent désigner dans les temps les lots sous-traités.

Bonne raison n°2 : Sécuriser la contractualisation

Si vous courez toujours après vos contrats, en passant des heures à vérifier si telle ou telle clause est bien présente, vous connaissez l'importance d'organiser vos contrats dans une contrathèque !

Les processus contractuels sont en effet longs et complexes. Une défaillance peut avoir des conséquences lourdes pour l’entreprise qui s'expose à des risques financiers et juridiques importants. Une contrathèque, c’est justement pouvoir disposer d’une base documentaire unique et sécurisée, de modèles de contrats types, de demande d’agrément de sous-traitant voire de mémoires techniques prêts à l’emploi. Aucune ressaisie d’information n’est nécessaire : les données associées sont reportées automatiquement sur les différents documents.

Les conseils Pro de Batis : 

Pour vous accompagner dans la réalisation de vos documents administratifs et contractuels, il existe des solutions digitales. Avec Batis, vous disposez d’une contrathèque et des modèles de contrats types. Vous êtes assurés que l’ensemble de vos relations contractuelles est effectué dans les règles de l’art. Un coup de pouce précieux pour générer des documents conformes à vos processus internes et remporter vos prochains marchés. Avec Batis, ne perdez plus de temps sur les tâches administratives et concentrez-vous sur ce qui apporte réellement de la valeur à votre chantier.

Bonne raison n°3 : Signer ses contrats à distance

Sur un chantier, le nombre d’intervenants et les modifications récurrentes dans les travaux amènent à un volume très important de documents à faire signer. Et souvent, les interlocuteurs ne sont pas présents physiquement. Grâce à la signature électronique, il est possible de faire signer les documents administratifs et contractuels directement en ligne, de n’importe quel endroit et en toute sécurité.

À l’ère des solutions digitales dédiées aux métiers du BTP, il n’est plus concevable de perdre du temps à imprimer, signer et scanner un document chaque fois qu’il nécessite une validation ! La signature électronique – ou signature digitale - chiffrée de bout en bout est reconnue juridiquement. Elle garantit l’identité du signataire comme l’intégrité du document permettant ainsi une meilleure coordination entre toutes les parties prenantes du projet.

Pour ce qui concerne la demande d’agréments des sous-traitants, les situations de travaux, les ordres de service ou les éléments qui régissent les relations contractuelles, là aussi, la dématérialisation est une solution qui permet aux entreprises du Bâtiment de rester compétitives et efficaces.

Les conseils Pro de Batis : Batis a signé un partenariat avec Docaposte pour proposer la signature électronique à ses utilisateurs.

Bonne raison n°4 : Gagner en productivité

Le principal défi des entreprises du Bâtiment n'est pas uniquement de centraliser tous les contrats. C’est aussi de pouvoir les retrouver rapidement lorsqu'on en a besoin et de pouvoir être alerté pour ne pas passer à côté d'une échéance importante. Avec la digitalisation, dites (enfin) adieu à votre fichier de suivi Excel, si difficile à maintenir à jour et peu fiable pour vous et vos équipes !

À l’ère du tout digital, la gestion des contrats est automatisée après signature. En pratique, les documents administratifs et contractuels sont structurés intelligemment de façon à ce que les équipes puissent contrôler les opérations clés en un coup d’œil. Les reportings automatiques et les rappels sur les échéances des contrats rendent leur suivi fiable et efficace.

Les documents - OS, FTM, devis - pouvant être associés entre eux, permettent à vos collaborateurs d’analyser en quelques clics les contrats en application. De quoi relancer l’entreprise concernée très facilement avec les rappels d’échéance et de consacrer ses efforts sur des taches à plus forte valeur ajoutée !

Conseil de Pro Batis :

 

Si aujourd'hui encore, vous utilisez un fichier Excel pour suivre les contrats en application, sachez que les plateformes centralisées dédiées aux métiers du BTP telles que Batis, sécurisée et simple de prise en main, est conçue pour aider toutes les équipes de l’entreprise du bâtiment à gérer facilement leurs contrats.

Vous cherchez une solution pour digitaliser les processus de sous-traitance ?

Batis accompagne les acteurs du Bâtiment dans leur transformation digitale. Notre solution digitale permet de dématérialiser les processus administratifs et contractuels des chantiers de construction. Chaque intervenant bénéficie d’un espace personnalisé à partir duquel il peut générer, envoyer et signer électroniquement ses documents. Cela concerne la demande d’agréments, les situations de travaux, mais aussi les ordres de service et les éléments qui régissent les relations contractuelles.

Avec Batis, gérer ses chantiers n’aura jamais été aussi simple !