Check-list : les 4 éléments clés à prendre en compte pour des demandes d’agrément zéro stress
La demande d’agrément est une étape obligatoire dans le secteur du bâtiment. Elle est communément considérée comme une étape « allant de soi ». Or il est fréquent que les maîtrises d’ouvrage refusent les demandes d’agrément de leurs sous-traitants. Ceci parce que les dossiers sont incomplets ou non conformes. Quelles bonnes pratiques adopter pour gagner du temps et être plus efficace ?
Première bonne pratique : anticiper
Le démarrage d’un chantier est une étape cruciale. Tous les éléments administratifs doivent être prêts pour que les équipes sur le terrain engagent leur activité. Les agendas sont serrés et le nombre d’intervenants à coordonner est important. Dans ce contexte, de nombreuses entreprises règlent les demandes d’agrément à la dernière minute. C’est là que la bas blesse. Anticiper c’est créer un modèle de demande d’agrément type et éviter de créer une nouvelle trame à chaque opération. Réalisé par la maîtrise d’ouvrage, il devra être partagé avec toutes les entreprises titulaires. Formalisé par l'entreprise titulaire, il devra être agréé par la maîtrise d’ouvrage avant d’être partagé avec les sous-traitants.
Deuxième bonne pratique : des demandes d’agrément complètes
L’immense majorité des demandes d’agrément refusées le sont pour des raisons d’absence de pièces administratives. Les documents systématiquement demandés par les maîtrises d’ouvrage sont :
le KBIS ;
l’attestation URSSAF liée au bon paiement des cotisations sociales ;
la liste des salariés étrangers intervenant sur le chantier ;
le contrat de sous-traitance entre l’entreprise titulaire et son partenaire ;
la caution de garantie de paiement permettant au sous-traitant d’être assuré d’être payé en cas de défaillance de l’entreprise titulaire.
Troisième bonne pratique : cadrer les enjeux de signature des demandes d’agrément
La première question est de savoir si les partis engagés dans cette étape administrative recourent à une signature papier ou électronique des documents. L’utilisation de la méthode traditionnelle est chronophage. Il faut compter en moyenne entre 2 et 3 semaines pour finaliser l’ensemble du circuit de signature d’une demande. Ceci n'inclut pas les erreurs et les allers-retours. La signature électronique est donc préférable. Il est également nécessaire de définir qui sont les signataires chez la maîtrise d’ouvrage, la maîtrise d’œuvre, l'entreprise titulaire et le sous-traitant. Il est fréquent que des demandes soient refusées parce qu’elles ont été signées par des collaborateurs n'ayant pas le pouvoir de le faire.
Quatrième bonne pratique : centraliser les données
Cette centralisation de l’information est double. Les responsables administratifs gagnent à disposer d’un document unique qui référencent l’ensemble des demandes d’agrément en cours. Ce référentiel doit être mis à jour pour chaque nouvelle opération administrative (envoi de document, signature, etc.). Il doit également être associé aux dossiers administratifs liés aux demandes. Ceci afin que toutes les pièces administratives soient centralisées en un point unique. Il est évident qu’une solution digitale facilite considérablement cette démarche de coordination.
L’anticipation reste le meilleur conseil pour les responsables administratifs. Cadrer en amont les opérations à venir permet de donner des cadres communs. Plus ceux-ci sont définis tôt et plus les risques d’erreurs sont diminués. L’utilisation d’une plateforme digitale est également un plus pour la gestion des demandes d’agréments. Tous les collaborateurs utilisent un outil unique, mis à jour en direct, qui récupère et stocke les documents administratifs et les contrats des sous-traitants.
