Achats de prestations externes : enjeux et bonnes pratiques
La sous-traitance au cœur du BTP
Pour la majorité des entreprises, les enjeux liés aux achats concernent l’acquisition de matériel, de matières premières et de fournitures permettant de mener leurs activités. Dans le secteur du BTP, l’achat de prestations externes est central. Cependant, la gestion de ces achats présente de nombreux risques et difficultés qu’il convient de maîtriser.
Quels sont donc les défis liés à l’achat de prestations externes ?
L’achat de prestations intellectuelles, telles que des architectes ou des cabinets d’étude, ainsi que d’autres prestations opérationnelles, implique plusieurs enjeux clés que les services achats des entreprises doivent intégrer en amont de tout chantier.
La prestation fournie sera-t-elle de qualité tout au long du chantier ? Qui seront les intervenants sur le chantier ? Sont-ils identifiés ? Doivent-ils être habilités et, le cas échéant, de quelle manière ? Quels seront les plannings liés à la réalisation des prestations demandées ? Comment les établir et les faire respecter ? Qu’en est-il de la facturation ? Aurons-nous des factures ou un paiement final ? etc.
Tous ces sujets doivent être traités en amont de toute contractualisation.
Le contrat est le garant de tous ces enjeux
La gestion contractuelle des sous-traitants est centrale. Pour cela, plusieurs principes clés doivent être adoptés par les entreprises. Certains de ces principes peuvent sembler évidents, mais il est malheureusement trop fréquent de constater que sur le terrain, ces principes essentiels ne sont pas respectés.
Veiller à ce que les modèles de contrats soient systématiquement revus par le service juridique. Si l’entreprise n’a pas de compétences en interne, elle devra externaliser cette tâche. Ne jamais créer des contrats en copier-coller. Tous les contrats doivent être créés à partir d’une base donnée et validés avant signature.
Identifier et habiliter tous les intervenants sur site afin d’éviter que le donneur d’ordre n’emploie, à son insu, des travailleurs non régularisés.
Disposer d’une pleine maîtrise financière des opérations, telles que planifiées en début de chantier et tout au long de sa conduite. Les modifications sur site sont fréquentes et peuvent entraîner des surcoûts. Plus ce sujet est traité en temps réel, moins l’entreprise sera confrontée à des enjeux de rentabilité finale de ses opérations.
Quelques bonnes pratiques pour vous éviter de nombreux tracas
La première bonne pratique consiste bien entendu à disposer d’une plateforme de gestion contractuelle qui couvre la majorité de ces enjeux. Batis a été conçu dans ce sens par des professionnels du BTP. Une solution métier pourra être associée à une plateforme généraliste dédiée aux achats.
Cette complémentarité fournira la granularité nécessaire aux enjeux du BTP : gestion des sous-traitants, mise à jour de la conformité, centralisation des contrats, reporting des dépenses et gestion facilitée des modifications de travaux, etc.
Bonne pratique n° 1 : une prestation = un contrat
Il est toujours nécessaire de contractualiser les sous-traitants employés sur vos chantiers. Ce n’est malheureusement pas automatique dans le métier.
Bonne pratique n° 2 : gérez les avenants contractuels en temps réel
Et n’attendez pas plusieurs semaines pour vous occuper de leur intégration administrative. Un chantier bien géré est systématiquement à jour contractuellement.
