Gestion des contrats dans le BTP : comment sécuriser vos engagements ?
La qualité de gestion des contrats dans le BTP impacte directement la rentabilité des projets, la gestion des risques et la conformité juridique.
La multiplication des projets, la diversité des acteurs (sous-traitants, fournisseurs, clients) et la complexité des réglementations rendent la gestion contractuelle essentielle pour garantir le bon déroulement des opérations.
Pourtant, nombre d’entreprises continuent à recourir à des pratiques manuelles pour administrer leurs contrats, augmentant ainsi les risques de litiges et d'erreurs. Dans cet article, nous vous proposons de comprendre ces enjeux et de découvrir les meilleures pratiques pour optimiser la gestion des contrats dans le BTP, à travers des solutions innovantes comme la digitalisation.
Une gestion des contrats plus complexe avec l’augmentation de chantiers
Jusqu’à un certain volume d’activité, la gestion des contrats du BTP peut se faire de manière manuelle. Un classement rigoureux des dossiers par année et par chantier couplé à un suivi sur Excel peut fonctionner un certain temps.
Les difficultés surgissent lorsque le nombre de chantiers augmente, entrainant une démultiplication des contrats. La diversité des intervenants et des types de clauses légales entraine alors des situations à risques, que ce soit pour les contrats de sous-traitance ou les autres.
Impacts d’une mauvaise gestion contractuelle dans le BTP
Une mauvaise gestion contractuelle peut entraîner :
des retards,
des dépassements de coûts,
des litiges,
ou même des ruptures de contrat.
Il faut malheureusement souvent attendre la réalisation d’un risque juridique ou financier, ou encore le départ d’une personne sachante, pour qu’une solution de gestion soit mise en place.
Quels sont les signes que le volume de contrats est devenu trop important pour une gestion papier ? Voici la liste des indicateurs qui montrent que la gestion contractuelle n’est plus maîtrisée.
Les problèmes courants de la gestion manuelle des contrats BTP
Les entreprises qui grandissent ont fréquemment un temps de retard dans leur structuration : le secteur du BTP ne fait pas exception à la règle. Les dossiers contractuels s’accumulent, et il n’est pas toujours aisé de prendre le recul nécessaire pour mettre en place des outils.
Des erreurs dans les modèles de contrats utilisés
Les trames de contrats sont réutilisées, modifiées puis dupliquées. Il arrive qu’un article ait été supprimé sans qu’on s’en aperçoive. Conséquence : la version utilisée n’est pas adaptée aux caractéristiques du projet.
Par exemple un point concernant les assurances peut avoir disparu. S’il y a un litige juridique, potentiellement l’entreprise ne pourra pas se retourner contre le sous-traitant non assuré.
Le non respect des processus d’engagement
En gestion manuelle des contrats, les circuits de validation ne sont pas toujours formalisés, la chaîne d’engagement n’est donc pas systématiquement respectée. Résultat : potentiellement des contrats d’un montant important ne sont pas signés par les bonnes personnes, ce qui entraine un risque légal et financier pour l’entreprise. De plus, cette faille de traçabilité rend des abus possibles dans les dépenses engagées.
Le manque de traçabilité des dépenses
La dépense en elle-même est couramment suivie sur un tableur Excel lorsqu’aucun outil n’est mis en place. Le reporting fonctionne tant qu’il n’y a aucun oubli. Mais sur des chantiers longs et multi utilisateurs, ça reste un vrai challenge !
Il arrive fréquemment que les décisions soient prises sur des montants d’engagements incomplets, et par conséquent des reportings faux. Le chantier peut donc sembler en bonne santé financière, jusqu’à ce qu’on s’aperçoive en bout de course qu’il est en fait déficitaire.
Des documents difficiles à retrouver voire égarés
Dans le BTP, le contrat est important, mais ce qu’il y a autour l’est tout autant. Garanties financières, assurances, courriers envoyés… : ce sont des éléments contractuels soumis à signature et émis pendant toute la vie du chantier.
Quand l’organisation de la gestion des contrats BTP atteint ses limites, il arrive qu’on cherche un contrat ou l’un de ces documents sur les serveurs, dans des sharepoints, et qu’on ne le trouve pas. L’entreprise peut alors avoir à renoncer à des pénalités dont elle aurait pu bénéficier.
Et lorsqu’on retrouve le document, c’est parfois au prix de recherches longues et fastidieuses. Prenez par exemple une assurance qu’on doit présenter 4 ans après suite à un sinistre. S’il faut aller fouiller dans tous les cartons dans les archives, cela peut mobiliser une personne à temps plein pendant plusieurs jours.
Les difficultés de pilotage
Sans données centralisées, il est complexe d’effectuer un suivi en temps réel. Cela limite la visibilité sur les chantiers, complique le suivi des échéances et la gestion des avenants.
La prise de décision est plus lente,
La gestion des risques est entravée,
L'ajustement des plannings est peu réactif.
Des signatures non valides
Pour gagner du temps sur les circuits de validation manuels, scanner sa signature ou donner sa validation par mail peut sembler être une bonne idée.
Dans les faits, ces 2 techniques sont invalides juridiquement. Tout va bien tant qu’il n’y a pas de litige. En revanche en cas de problème la preuve de la signature ne sera pas recevable par le tribunal, qui donnera systématiquement raison à la partie adverse.
Si votre entreprise se trouve dans un ou plusieurs de ces 6 cas, une gestion contractuelle optimisée devient non seulement une nécessité, mais également un avantage compétitif. L’utilisation de solutions modernes, telles que les contrathèques digitales et la signature électronique, permet de gagner en efficacité et en transparence, tout en réduisant la charge administrative.
Batis est l’outil de digitalisation contractuelle d’un nombre croissant de groupes et d’entreprises du BTP, privés ou publics.
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Meilleures pratiques pour sécuriser les engagements financiers
On l’a vu, il existe un lien direct entre la gestion des contrats dans le BTP et la sécurisation des engagements financiers. Adopter des méthodes structurées permet de garantir une meilleure maîtrise des risques contractuels. Voici les principales pratiques recommandées pour renforcer la sécurité financière des projets :
Mettre en place des contrats standardisés
En s’assurant de l’utilisation de modèles conformes aux normes et réglementations en vigueur, les entreprises du BTP s’assurent que toutes les obligations légales, notamment celles concernant la sous-traitance et les assurances, sont respectées. Le système de gestion contractuelle ne doit pas permettre la modification des modèles de contrats.
Définir des processus d’engagement de dépense clairs
Qui est habilité à quoi sur les engagements de dépenses ? Il est fondamental que la réponse à cette question soit claire, documentée et partagée.
Le processus doit définir qui rédige les contrats, qui les valide, et quelles sont les habilitations de signature par montant. Et, bien-sûr, l’entreprise doit s’assurer de leur bonne application.
Utiliser la signature électronique pour valider les contrats
Pour garantir le respect des circuits de validation, leur intégration dans un outil est la solution idéale. Une fois que l’application est paramétrée, il est impossible de s’écarter du circuit de validation défini.
Par ailleurs, la signature électronique des contrats apporte un gain de temps considérable. Elle permet de valider rapidement et en toute sécurité les documents tout en assurant une traçabilité parfaite des signatures. Cette approche réduit également les délais liés aux processus traditionnels de signature papier.
Enfin, l’utilisation de la signature électronique permet de s’assurer facilement que tous les partenaires sur les chantiers ont un contrat avant d’intervenir.
Centraliser les contrats dans une contrathèque digitale
La gestion des contrats devient plus fluide lorsque ceux-ci sont archivés de manière centralisée et sécurisée. Une contrathèque digitale facilite l’accès aux documents et permet de retrouver rapidement un contrat en cas de besoin. Cette solution permet également d’assurer la conformité des projets en cas de contrôle.
L’intérêt d’une solution de gestion des contrats du BTP
Dans l’univers du bâtiment et des travaux publics, les éléments contractuels sont nombreux et volumineux. Pour les centraliser et les gérer de manière efficace, un outil spécialisé est indispensable.
Une simple contrathèque généraliste ou un outil de signature électronique seul risquent au contraire d’ajouter de la complexité aux process. En effet, lorsqu’une solution n’est pas totalement adaptée, elle oblige à des contournements d’organisation, voire à des processus mixtes numériques / papier qui “perdent” les utilisateurs.
La diversité des profils dans le secteur du BTP a longtemps été un frein à la digitalisation administrative des chantiers. Ce n’est plus le cas aujourd’hui avec des interfaces qui rendent les solutions simples et intuitives pour tous les utilisateurs.
Une solution spécialisée de gestion contractuelle pour le BTP permet :
d’éliminer la quasi totalité des risques liés à cette gestion,
d’accélérer les processus et de réduire les délais,
de sécuriser l’engagement de la dépense,
d’améliorer la gestion de la sous-traitance et de fidéliser les partenaires,
de mieux piloter l’activité juridique, administrative et financière.
Une solution de digitalisation des chantiers doit s’adapter à votre organisation, et non l’inverse.
Découvrez comment l’équipe Batis vous accompagne dans la mise en oeuvre de votre projet
