Edition, envoi et paiement des situations de travaux
La situation de travaux est un élément contractuel qui relie le client et le titulaire du marché. Ce document correspond à une demande de paiement émise par le titulaire du marché, en cours de construction, dont le montant correspond aux prestations réalisées depuis l’émission de la précédente situation de travaux.
La situation permet à la fois d’échelonner les paiements des travaux réalisés par des entreprises afin d’alimenter leur trésorerie, mais également et surtout de suivre l’avancement des travaux et ainsi le respect du planning.
Dans le cadre d’un projet à marché unique, l’émission de situation de travaux est donc double, puisque l’entreprise générale envoie des situations de travaux à son client et reçoit en parallèle les demandes de paiement de la part de chacun de ses sous-traitants.
Règle n°1 – Déterminer les échéances de situations de travaux
Le nombre et la fréquence des échéances d’envoi de situation de travaux doivent être fixées au préalable par les parties du contrat. Dans le cadre des marchés publics, la périodicité des versements associés aux situations de travaux ne peut pas dépasser trois mois. Ce maximum est ramené à un mois lorsque le titulaire du marché est une petite ou moyenne entreprise ou un artisan, soit des entreprises dont l’effectif n’excède pas 250 personnes et dont le CA ne dépasse pas en moyenne sur les trois dernières années 50M€. Pour les marchés privés, il n’existe pas de périodicité maximale imposée, il est à la charge des parties d’en convenir dans le contrat les liant.
💡 En pratique et dans la majorité des cas, l’émission d’une situation de travaux est mensuelle.
Règle n°2 – Compléter et envoyer correctement une situation de travaux
En raison de sa valeur contractuelle, une situation de travaux doit être dûment remplie et envoyée, de la même façon que doit l’être une facture ou un devis.
En-tête. L’en-tête de la situation de travaux doit comporter les éléments suivants:
Raison sociale du prestataire, adresse postale
Nom ou raison sociale du client, adresse postale
Numéro de facture associée à la situation, ou numéro unique pour la situation
Numéro RCS ou N°SIRET du prestataire
Numéro de TVA Intracommunautaire du prestataire (non obligatoire mais recommandé)
Marchés. La liste des marchés dont les travaux sont réalisés par le prestataire doit être rappelée, et les informations suivantes pour chaque marché y figurer :
Désignation apparaissant sur le devis
Montant total HT du devis
Taux de TVA
Montant total TTC du marché
Notification de l’avancement. L’avancement des travaux peut être communiqué soit via la quantité achevée au moment de l’édition de la situation de travaux, soit avec le montant HT de l’avancement depuis la dernière échéance, appelé situation brute.
Situation des marchés. Enfin, en bas de la situation de travaux, la situation brute totale du ou des marchés dont le prestataire est titulaire doit être indiquée ainsi que le taux de TVA et le montant total TTC. Ce dernier doit être égal au montant TTC de la facture associée à la situation de travaux.
Envoi d’une situation de travaux. La situation de travaux doit être obligatoirement envoyée au client, accompagnée de la facture d’avancement associée.
Règle n°3 – respecter les délais de paiement des situations
Les situations de travaux étant accompagnées de factures d’avancement, il est de la charge et de l’obligation du maître d’œuvre ou de l’entreprise générale de respecter les délais de paiement, dont les conditions sont différentes en fonction du type de marché.
Marché public | Marché privé | |
Délai maximal de paiement | 30 JOURS pour les pouvoirs adjudicateurs tels que l’Etat, collectivités territoriales, établissements publics locaux et autres acheteurs soumis à l’ordonnance du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics 50 JOURS : Etablissements publics de santé et établissements du service de santé des armées 60 JOURS : Entreprises publiques ayant un caractère industriel et commercial (à l’exception de celles ayant la nature d’établissements locaux comme les SA de HLM par exemple) | Délai maximum de 60 JOURS ou un délai maximal de 45 JOURS fin de mois si ce délai est convenu entre les parties et expressément stipulé par le contrat. Si le contrat n’a pas prévu de délai de paiement, un délai de 30 JOURS fixé par le Code de commerce s’applique par défaut |
Point de départ du délai global de paiement | Date de réception de la demande de paiement par le pouvoir adjudicateur ou, si le marché le prévoit, par le maître d’œuvre A défaut, c’est la date de la demande de paiement augmentée de 2 jours qui fait foi. | Date d’émission et d’envoi de la facture |
Expiration du délai de paiement | Date de virement de la somme sur le compte de l’entreprise (hors délais bancaires) |
💡 Attention, si l’acheteur ne respecte pas les délais de paiement, des intérêts moratoires proportionnels au nombre de jours de retard de paiement ou des pénalités de paiement sont exigibles par le titulaire du marché sans rappel nécessaire. Ils ont vocation à réparer l’écoulement du temps.
Règle n°4 – Ne pas confondre situation de travaux et acompte initial
L’acompte initial, ou avance, correspond à la somme versée par le client avant le démarrage des travaux pour subvenir aux besoins de trésoreries du titulaire du marché mais également l’engager à réaliser les travaux. Le montant de l’acompte est en général défini en pourcentage du total du marché, pouvant aller en général de 5% à 30%.
💡NB : Dans les marchés publics, l’avance est obligatoire pour les acheteurs tels que l’Etat, ses établissements publics et les collectivités territoriales ou dans le cas où le marché est supérieur à 50 000€ HT avec un délai d’exécution supérieur à deux mois. Lorsqu’elle s’applique obligatoirement, l’avance est alors de 5% du montant initial, mais ne s’applique pas aux montants des marchés qui seront sous-traités.
Règle n°5 – Gérer les Retenues de Garantie (RG)
Pour se protéger d’éventuelles réserves lors de la réception des travaux, le client peut appliquer une retenue de garantie sur le montant total de la situation de travaux émise par le titulaire du marché. Cette retenue de garantie est obligatoire dans le cadre d’un marché public et est encadrée par la loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 qui la limite :
en montant à 5% du marché
en durée à un an à compter de la date de réception
en objet ne pouvant que concerner les levées de réserves faites à la réception.
Pour éviter cette immobilisation de trésorerie, le titulaire du marché peut solliciter un règlement immédiat de la part de son client en lui fournissant une caution de retenue de garantie émise par une banque ou par une compagnie d’assurance.
