Quelles sont les règles d’or pour gérer de manière efficace les marchés de travaux ?
Un marché de travaux selon le code des commandes publiques se définit comme la conception et la réalisation d’un ouvrage répondant aux exigences fixées par l’acheteur. Tout repose dans les termes exigences fixées par l’acheteur. En effet, il est préférable que celles-ci soient contractuellement bien encadrées pour que l’entreprise générale qui détient le marché soit protégée. La clé est donc dans la constitution de ce contrat. Comment faire pour que tout se déroule au mieux
Bien comprendre ce que contient le marché de travaux
Le marché de travaux regroupe l’ensemble des pièces qui constituent l’objet du chantier : les cahiers techniques, les pièces graphiques tels que les plans et les documents administratifs qui précisent le cadre de la mission. Ces pièces sont fournies par la maîtrise d’ouvrage et font office d’engagement pour l’entreprise titulaire et ses sous-traitants. En cas de non respect du marché de travaux lors de la livraisons du chantier, la maîtrise d’ouvrage est en droit de se retourner contre l’entreprise titulaire pour demander réparation des préjudices subis. Pour éviter les ennuis, le marché de travaux doit donc être lu et signé par toutes les entreprises qui interviennent sur le chantier.
S’assurer que le marché de travaux contienne un cahier technique précis
Avant d’en arriver là, il convient de bien cadrer le contenu du marché de travaux. Les entreprises du bâtiment font face à un document administratif complexe qu’elles ne maîtrisent pas forcément. En effet, le marché de travaux est divisé en lots bien distincts les uns des autres : gros œuvre, charpente, électricité, plomberie, etc. Plus ces lots sont précis et plus les risques de litiges disparaissent. Un partenaire ne pourra dans ce sens pas argumenter que la pose de raccords électriques n’est pas sur son territoire si les choses ont été préalablement bien définies. C’est le rôle du cahier des clauses techniques particulières, faire que tout soit limpide et sans ambiguïté. L’entreprise titulaire devra donc veiller à ce que ce cahier soit le plus détaillé possible pour éviter tout ennui.
Gérer efficacement la signature du marché de travaux par les sous-traitants
Finalement, le marché de travaux représente une somme de documents relativement importante. Volumineux il peut être perçu comme une étape administrative fastidieuse. Les sous-traitants sont en effet tenus d’avoir pris connaissance de centaines voire des milliers de pages contenues dans le marché de travaux. Il est donc nécessaire de les imprimer, de convoquer l’ensemble de ses partenaires et de s’assurer qu’ils les aient lues avant de procéder à la signature des pièces administratives. Une étape fréquemment négligée faute de temps ou d’une organisation adéquate. Le recours à la signature électronique est essentiel en ce qu’elle permet de simplifier la signature des documents et valide le fait que tous les documents ont été lus par le signataire.
Disposer d’une technologie de signature électronique adaptée
Pour signer un marché de travaux il convient de disposer d’un système de signature électronique adéquat. La technologie utilisée doit autoriser la signature de documents volumineux qui pèsent plus de 500 mégaoctets. Le système doit également permettre d'intégrer des fichiers graphiques tels que des plans. Ce sont des enjeux que toutes les solutions du marché n’intègrent pas nécessairement. Pour répondre à cette problématique, la plateforme Batis propose une technologie d'empreinte numérique. Celle-ci repose sur la création d’un dossier sécurisé contenant l’ensemble des pièces du marché de travaux. Ce dossier dispose d’un lien d’accès unique et personnalisé : son empreinte numérique. C’est ce lien unique qui est signé par le partenaire sous-traitant. Tout est alors plus simple, plus rapide et plus sécurisé.
L’utilisation d’une plateforme dédiée à la gestion contractuelle simplifie considérablement le travail des entreprises titulaires. L’ensemble des informations est en effet centralisé dans un point unique. Plusieurs collaborateurs peuvent valider ces pièces simultanément et faire qu’un dossier de travaux soit envoyé en signature que lorsqu’il est prêt. Les sous-traitants disposent également d’un outil fiable et sécurisé pour accéder en toute simplicité à ces pièces administratives. Les collaborateurs de l’entreprise peuvent dès lors se consacrer aux enjeux terrain et faire que leur chantier soit une réussite.
